営業時間外アナウンスの例文集｜状況別9パターンと設定・運用のポイント

営業時間外の電話は、何も案内がないままだと、そのまま他社へ流れてしまうことがあります。「つながらなかった」という体験が、信頼を損なう最初の接点になるからです。

アナウンスの目的はシンプルで、「今は対応できないが、次はこうしてほしい」を明確に伝えることです。それだけで、顧客の離脱と翌朝のクレームの多くを防ぐことができます。

この記事では、すぐに使える9パターンの例文・アナウンスを整備すると現場で何が変わるか・電話環境別の設定の選び方・運用でよくある3つの失敗をまとめています。

この記事はこんな方へ

アナウンスを整備すると、現場で何が変わるか

例文に入る前に、整備の効果を確認しておきます。「アナウンスをつけるだけで本当に変わるの？」という疑問への答えです。

取りこぼしが減る

「営業時間は〇時まで、フォームはこちら」と一言あるだけで、顧客は次のアクションを取れます。何も案内がない状態では、そのまま他社を検索されるか、翌朝「昨日電話したのに誰も出ない」というクレームに変わります。

折り返し対応の集中が緩和される

録音受付やフォーム誘導を組み込むと、翌朝の問い合わせが一斉に来る状況が分散されます。「とりあえずメッセージを残した」「フォームで送った」という顧客は、電話を何度もかけ直してきません。

担当者の待機負担が下がる

個人のスマートフォンに転送設定しているケースでは、アナウンスを整備するだけで深夜・休日の対応から解放されることがあります。特に少人数チームや士業・クリニックで効果が出やすい部分です。

鈴木 伸吾 (監修)

アナウンスの効果として見落とされがちなのが、翌朝の「折り返し電話」件数の削減です。Web誘導を組み合わせることで、有人対応コストを抑えながら24時間365日の接点を維持できます。SMS送信サービスを活用してオペレーターの負担軽減と顧客の応答率向上を両立した事例もあります。

状況別アナウンス例文9パターン

以下の例文は、社名・時間帯を置き換えてそのまま利用できます。各例文の下に「この例文のポイント」を添えています。

1. 営業時間外（基本）

最も使用頻度が高いパターンです。「いつかけ直せるか」「他の連絡手段はあるか」の2点を必ず含めます。

 【例文】営業時間外（日本語版）

お電話ありがとうございます。〇〇でございます。
ただいまの時間は営業時間外となっております。
営業時間は平日〇時から〇時、土曜〇時から〇時までです。
折り返しをご希望の方は、発信音のあとにお名前・ご用件・連絡先をお話しください。
Webサイトのお問い合わせフォームもご利用いただけます。
▶ 次のアクションを2つ（録音 or フォーム）提示することで離脱を防ぐ

 【例文】営業時間外（英語版）

Thank you for calling [Company Name]. Our office is currently closed.
Our business hours are Monday through Friday, [X:XX AM] to [X:XX PM].
Please leave your name, phone number, and a brief message after the tone.
You may also contact us through the form on our website.

2. 長期休暇（年末年始・お盆・GW）

「いつから再開するか」を具体的な日付で伝えます。曖昧な表現は顧客を迷わせます。

 【例文】年末年始

お電話ありがとうございます。〇〇でございます。
誠に恐れ入りますが、〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）まで年末年始休業をいただいております。
〇月〇日（〇）より通常どおり営業いたします。
お急ぎの方は、Webサイトのお問い合わせフォームよりご連絡ください。
▶ 再開日を「〇月〇日（曜日）」の形式で伝えると顧客が記憶しやすい

3. 臨時休業

「本日のみ」であることと、翌日以降の対応開始時刻を明示します。

 【例文】臨時休業

お電話ありがとうございます。〇〇でございます。
誠に恐れ入りますが、本日〇月〇日（〇）は臨時休業とさせていただいております。
翌〇月〇日（〇）〇時より通常どおり業務を再開いたします。
ご用件のある方は、Webサイトのお問い合わせフォームよりご連絡ください。

4. 担当者不在

不在の事実だけでなく、「戻り時刻の目安」か「折り返し受付の案内」のどちらかを必ず添えます。

 【例文】担当者不在

お電話ありがとうございます。〇〇（担当者名）でございます。
ただいま席を外しております。〇時ごろには戻る予定でございます。
改めてご連絡いただくか、発信音のあとにお名前・ご用件・折り返し先をお残しください。
▶ 戻り時刻の目安がないと顧客はかけ直すタイミングが分からず複数回かけ直してくる

5. 緊急連絡先への案内

設備管理・医療・インフラ系の業種では、時間外でも緊急時の連絡先を案内しておくことが顧客の安心感につながります。「緊急の場合のみ」という前置きを入れておくと不要な集中を防げます。

 【例文】緊急連絡先案内

お電話ありがとうございます。〇〇でございます。
ただいまの時間は営業時間外となっております。
通常のお問い合わせは、翌営業日〇時以降にお電話いただくか、Webサイトのフォームよりご連絡ください。
緊急のご用件（設備トラブル・事故など）につきましては、24時間対応の〇〇〇〇-〇〇〇〇までお電話ください。

6. フォームへのSMS誘導（IVR連携）

IVRと組み合わせると、アナウンス中に「1を押す」だけでフォームURLをSMSで自動送付できます。URLを音声で聞き取って入力する手間がなくなるため、フォーム誘導の完了率が上がります。

関連記事：IVR（自動音声応答）とは｜仕組み・種類・導入判断の基準

 【例文】IVR＋SMS誘導

お電話ありがとうございます。〇〇でございます。
ただいまの時間は営業時間外のため、電話での対応ができません。
お問い合わせフォームのURLをSMSでお送りすることが可能です。
ご希望の方は「1」を押してください。翌営業日中にご回答いたします。
▶ IVR＋SMS連携が必要。クラウドPBXまたはVoice APIで実現できる

7. 用件録音の案内

「発信音のあと」「折り返しの時間帯の目安」の2点を含めると、顧客が安心してメッセージを残せます。

 【例文】録音受付

お電話ありがとうございます。〇〇でございます。
誠に恐れ入りますが、ただいまの時間は営業時間外です。
折り返しをご希望の方は、発信音のあとに「お名前・ご用件・ご連絡先」をお話しください。
翌営業日〇時以降に担当者よりご連絡いたします。

8. メンテナンスによる受付停止

停止期間と再開日時を明記します。再開が未確定な場合は「確認でき次第ご案内します」と一言添えます。

 【例文】メンテナンス停止

お電話ありがとうございます。〇〇でございます。
システムメンテナンスのため、〇月〇日（〇）〇時から〇月〇日（〇）〇時まで電話での対応を停止しております。
〇月〇日（〇）〇時より受付を再開いたします。
急ぎのご用件はWebサイトのフォームをご利用ください。SMSでURLをお送りすることも可能です。「1」を押してください。

9. 自然災害による受付停止

利用者自身も被災している可能性があります。業務再開の見通しが立っていない場合は、Webサイトでの情報発信を案内します。

 【例文】災害対応

お電話ありがとうございます。〇〇でございます。
このたびの〇〇（災害名）の影響により、現在電話での対応を停止しております。
業務再開につきましては、当社Webサイトおよびメールにてお知らせいたします。
ご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。皆さまの安全を心よりお祈り申し上げます。
▶ 業務内容より「安全への配慮」を先に伝えることで顧客の感情に寄り添う

関連記事：音声ガイダンスで電話対応を自動化する——仕組み・例文・導入の判断基準
関連記事：IVR音声ガイダンスの例文集｜シーン別すぐ使える文例と設計の基本

自社の電話環境別：設定の選び方

現在の電話環境に合わせて、できることと移行の目安を確認してください。

IVR連携やSMS自動送信まで使いたいなら、クラウドPBXなどへの移行が現実的な選択肢です。オンプレPBXはアナウンス変更のたびに出社や業者依頼が必要なケースが多く、繁忙期対応での即応性が下がります。

関連記事：IVR×SMS連携で電話対応を自動化する方法｜仕組み・他チャネルとの違い・導入判断・サービスの選び方

スマートフォンだけで運用している場合は、クラウドPBXサービスを契約し端末を設定するだけで利用を開始できます。工事が不要なサービスも多く、少人数・個人事業主・小規模店舗でも導入しやすい選択肢です。

鈴木 伸吾 (監修)

オンプレPBXは変更のたびに出社や専門業者への依頼が必要なケースが多くあります。クラウドPBXなら管理画面から即時反映が可能です。設定時の注意点として、発信者番号の通知設定も確認してください。非通知着信の拒否設定と競合すると、アナウンスが顧客に届かないトラブルが発生することがあります。

運用で気をつけたい3点

① アナウンスの更新を忘れる

年末年始のアナウンスが1月中旬まで流れていた、営業時間変更後のアナウンスが古いまま——こういったケースは実際によくあります。「誰が・いつ確認するか」を事前に決めておくだけで防げます。休暇明けの初日朝に通常アナウンスへ戻すことをカレンダーに入れておくのが現実的です。

② コスト試算を月額だけで見る

初期設定費用・通話料（1分あたりの単価×月間通話分数）・SMS送信費・オプション費まで含めたトータルで見ないと、実際の請求が想定を超えることがあります。入電件数が多い窓口は特に通話料の積み上がりに注意が必要です。

③ 案内情報を詰め込みすぎる

緊急連絡先・Webフォーム・担当者名・メールアドレスをひとつのアナウンスに詰め込むと、顧客はどこに連絡すればよいか分からなくなります。「通常はフォーム、緊急はこの番号」のように、用途ごとに分けて案内するのが基本です。

鈴木 伸吾 (監修)

API連携が可能なシステムを導入すれば、カレンダー情報と自動同期させることもできます。また、ガイダンス再生中に通話料が発生する設計になっていないかも確認が必要です。顧客側に不要な通話料負担をかけないよう、設定後に必ず動作確認を行ってください。

まとめ

営業時間外アナウンスの整備は、大掛かりなシステム導入が必要なわけではありません。「次はいつ連絡できるか」「他に手段はあるか」の2点を伝えるだけで、顧客の離脱とクレームの多くを防ぐことができます。

• 留守番電話：まずは基本パターン（例文1）をそのまま設定する
• オンプレPBX：変更頻度が高い場合はクラウドPBXへの移行を検討する
• クラウドPBX：IVR＋SMS連携（例文6）でフォーム誘導の完了率を上げ、翌朝の折り返し集中を分散させる

運用の失敗の9割は「更新を忘れる」「詰め込みすぎる」の2つです。担当者とタイミングを決めて、シンプルな運用ルールから始めることが定着への近道です。

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よくある質問